1. La fonction Achat
2. La gestion et les achats

La fonction ACHATS et APPROVISIONNEMENTS peut être conçue et structurée de différentes manières suivant les entreprises.

Un des critères essentiels est l'OUVERTURE plus ou moins marquée vers l'EXTERIEUR.

Vise-t-on simplement une performance au niveau de la gamme d'opération d'achat : répondre aux demandes des utilisateurs dans les meilleurs délais, procurer le produit ou le service exactement demandé, et tout cela à un prix qui semble raisonnable.

Vise-t-on beaucoup plus loin, c'est-à-dire la mise en œuvre d'une politique globale d'achat, la fixation d'objectifs identifi&eacte;s par famille de produits, le diagnostique et la mise sous contrôle des sources d'approvisionnement, la contribution au résultat de l'entreprise.

L'entreprise comporte plusieurs services (comptabilité, production, qualité, finance,...), plusieurs catégories de personnel (ingénieurs, techniciens, juristes, commerciaux...). De même le portefeuille global des achats peut être divisé en plusieurs segments (matières, frais généraux, biens d'équipements, prestations,...).
L'ensemble de ces donnée permet de définir des profils adaptés en fonction des différents rapprochements de tel ou tel segment, service et catégories de personnel.

Aussi longtemps que les achats resteront repliés sur eux-même en ne visant que la performance purement administrative, on trouvera une fonction strictement interne risquant au bout de quelques années de se scléroser et de devenir aux yeux même de la Direction Générale un simple « mal nécessaire ».

Le rôle pluridisciplinaire des achats apparaît de plus en plus comme chance de survie pour les entreprises. Placées brutalement dans une situation concurrentielle beaucoup plus grave que précédemment et une vulnérabilité aux pénuries soudainement inquiétantes, les entreprises comptent de plus en plus sur la fonction achat pour résoudre dans les années à venir leur problème de rentabilité.

L'efficacité globale de l'acheteur dépend de sa capacité à assumer correctement, sinon totalement, 4 grandes missions et pour chacun, 4 rôles principaux.

• technique
• relationnel
• négociateur
• administratif

Si l'aspect « maîtrise technique » de la fonction est important, les autres aspects « rôles relationnels » et « négociateurs » sont de plus en plus fondamentaux. Malgré cela ne jamais oublier la partie administrative qui reste un des atouts de l'acheteur (statistique, suivi, rapidité,...).

• Technique
  Le futur se prépare dans les bureaux d'étude, il est donc extrêmement important pour chaque acheteur de visiter régulièrement tous les laboratoires de l'entreprise.
  Il peut donc à tout moment contribuer à la conception des produits, orienter les choix technologiques en fonction de l'évolution du marché et se documenter pour parfaire ses connaissances.
  
  Il ne faut jamais oublier que tout se traduit par un coût et que les gains sont d'autant plus importants que les décisions (les bonnes) ont été prises en amont (à la conception).

• Relationnel
  Un autre atout de l'acheteur est sa capacité à communiquer. Le relationnel est très important, cela permet de mettre à l'aise ses interlocuteurs et par là même de parfaire ses connaissances. De plus il est plus agréable de travailler dans un climat de bonne entente.

• Négociateur
  Contrairement aux idées reçues, ce n'est pas l'essentiel du travail, même si cela représente une fonction importante pour l'entreprise. Un bon négociateur doit connaître son marché, ses produits, l'évolution à venir mais aussi ses fournisseurs et la concurrence.

• Administratif
  L'aspect le moins valorisant mais nécessaire car il permet de mémoriser les informations, d'établir des statistiques de livraison, de qualité et de prix.
  Ne jamais oublier que seule la commande engage financièrement votre entreprise vis-à- vis de votre fournisseur et que vous avez donc la responsabilité des dépenses faites. Une fois la commande établie et acceptée les seuls recours en cas de désaccord resteront les procédures juridiques.

Chaque entreprise élabore sa politique. Le service achats doit également d&eacte;finir sa politique en fonction de celle de son entreprise et de ses objectifs. Le responsable doit calculer les risques et en déduire une stratégie.

I)   Rappel du projet d'entreprise.

II)  Etat des lieux.

III) Définition des axes.

     - Quoi ?          Définir le produit / service et sa qualité

     - Combien ?       Définir les quantités à CT, MT, LT et la fréquence

     - Où ?            Domaine géographique d'achat (fabriquant et fournisseurs)

     - A qui ?         Achats internes / externes
                       Nombre et taille des fournisseurs

     - Qui ?           Domaine d'intervention des achats, organisation

     - Avec qui ?      Prescripteurs

     - Pour qui ?      Utilisateurs, consommateurs

     - Comment ?       Type de contrat, homologation
                       Rès d'approvisionnement

     - Quand ?         Saisonnalité par rapport à l'offre et la demande

     - A quel prix ?   Prix marché, prix objectif

IV)  Adéquation entre politique et moyen.

V)   Plan de communication.

VI)  Tableau de bord (pilotage, reporting).

4) Les aspects juridiques